So führen Sie ein CRM ein: Leitfaden in sieben Schritten
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für eine erfolgreiche CRM-Einführung und die Fehler, die Sie vermeiden sollten. Die Dauer hängt von den Anforderungen Ihres Unternehmens ab.
Dauer: mindestens 30 Tage, je nach Anforderungen Beteiligte: 3 bis 5 Personen
Sieben Schritte zur erfolgreichen Einführung
Eine CRM-Einführung muss nicht schwierig sein, wenn Sie in der richtigen Reihenfolge vorgehen.
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Ziele und Anforderungen festlegen
Wissen Sie vor dem Start genau, was Sie mit dem CRM erreichen wollen: mehr Umsatz, bessere Organisation, messbare Ergebnisse?
Dauer: 3 bis 5 Tage
Verantwortlich: Geschäftsleitung und IT
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Das passende CRM auswählen
Testen Sie zwei oder drei Lösungen, zum Beispiel GCors, HubSpot und Salesforce, und prüfen Sie, was zu Größe und Budget Ihres Unternehmens passt. Wählen Sie nicht ohne kostenlosen Test.
Dauer: 1 Woche
Verantwortlich: IT-Team, die Entscheidung trifft die Geschäftsleitung
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Daten vorbereiten und übernehmen
Exportieren Sie die Daten aus Excel und Altsystemen, entfernen Sie Dubletten und importieren Sie sie ins CRM. Prüfen Sie alles vor dem vollständigen Umstieg.
Dauer: Je nach Anforderungen
Verantwortlich: IT und Vertrieb
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Das CRM an Ihre Arbeitsweise anpassen
Legen Sie eigene Felder, Vertriebsphasen, automatische Aktionen und E-Mail-Vorlagen an. Das CRM soll sich nach Ihrer Arbeitsweise richten.
Dauer: Je nach Anforderungen
Verantwortlich: IT-Team
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Das Team schulen
Organisieren Sie einen Workshop von zwei bis drei Stunden für das ganze Team: Vorführung, praktische Übungen und Fragen. In der ersten Woche steht durchgehend Support bereit.
Dauer: 1 bis 2 Tage
Verantwortlich: Personalabteilung und CRM-Anbieter
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Pilotphase mit einem kleinen Team
Drei bis fünf Benutzer arbeiten ein bis zwei Wochen im System. Sammeln Sie Rückmeldungen und beheben Sie Probleme, bevor alle umsteigen.
Dauer: 1 bis 2 Wochen
Verantwortlich: Pilotteam
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Alle einbinden und nachjustieren
Alle Benutzer arbeiten im System. Beobachten Sie die Nutzung, sammeln Sie Rückmeldungen und verbessern Sie die Abläufe. Im zweiten und dritten Monat folgt die Feinabstimmung.
Dauer: Laufend
Verantwortlich: Alle, mit IT-Support
Die vier häufigsten Fehler bei der CRM-Einführung
Keine klaren Ziele
Die Einführung beginnt, ohne dass jemand genau weiß, was sie bewirken soll.
Lösung: Legen Sie vor dem Start messbare Ziele fest, zum Beispiel: „In sechs Monaten 20 % mehr Abschlüsse.“
Zu komplexe Einrichtung
Das CRM wird vom ersten Tag an zu kompliziert gemacht: 50 zusätzliche Felder, 10 Pipelines.
Lösung: Beginnen Sie einfach mit einer Grundeinrichtung und ergänzen Sie Funktionen, sobald das Team das System beherrscht.
Zu wenig Schulung
Man erwartet, dass sich das Team das CRM ohne Schulung selbst beibringt.
Lösung: Schulung ist Pflicht: anfangs zwei bis drei Stunden, danach Support in der ersten Woche.
Schlechte Daten
Unbereinigte Daten werden ins CRM übernommen: Dubletten und veraltete Informationen.
Lösung: Bereinigen Sie die Daten vor der Übernahme: prüfen Sie sie und entfernen Sie Dubletten.
Checkliste
Prüfen Sie, ob Sie alles erledigt haben:
- Ziele der Einführung sind klar festgelegt
- Das CRM ist ausgewählt und getestet
- Die Daten sind vorbereitet und bereinigt
- Die Daten sind ins CRM übernommen
- Das CRM ist eingerichtet (Felder, Vertriebsphasen, automatische Aktionen)
- Das Team ist geschult (Workshop von zwei bis drei Stunden)
- Eine Pilotgruppe hat ein bis zwei Wochen im System gearbeitet
- Rückmeldungen sind gesammelt und Probleme behoben
- Alle Benutzer arbeiten im System
- Support und Feinabstimmung laufen weiter
Häufige Fragen
Wie lange dauert die CRM-Einführung?
Das hängt von den Anforderungen Ihres Unternehmens ab. Die Einführung von GCors CRM dauert mindestens 30 Tage.
Wer sollte an der Einführung beteiligt sein?
Das IT-Team, die Vertriebsleitung und jeweils jemand aus jedem Team (Vertrieb, Marketing, Support). Dazu eine Pilotgruppe von drei bis fünf Personen.
Was kostet die Einführung?
Die Schulung ist kostenlos. Die Kosten der Einführung hängen vom Umfang ab. Melden Sie sich, und wir schicken Ihnen ein Angebot nach Ihrem Bedarf.
Was, wenn das Team das CRM nicht annimmt?
Entscheidend sind Schulung und das Zeigen des Nutzens. Beziehen Sie das Team in Entscheidungen ein, lassen Sie die ersten überzeugten Nutzer den anderen helfen und sorgen Sie für laufenden Support.
Bereit für die CRM-Einführung?
Das GCors-Team unterstützt Sie bei der Einführung, und die Schulung ist kostenlos.