Cómo implantar un CRM: guía en siete pasos
Instrucciones paso a paso para implantar un CRM con éxito y los errores que conviene evitar. La duración depende de los requisitos de su empresa.
Duración: Al menos 30 días, según sus requisitos Participantes: De 3 a 5 personas
Siete pasos para una implantación con éxito
Implantar un CRM no tiene por qué ser difícil si se hace en el orden correcto.
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Defina objetivos y requisitos
Antes de empezar, sepa exactamente qué quiere conseguir con el CRM: más ventas, mejor organización, resultados medibles.
Duración: De 3 a 5 días
Responsables: Dirección e informática
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Elija el CRM adecuado
Pruebe dos o tres soluciones, por ejemplo GCors, HubSpot y Salesforce, y vea cuál encaja con el tamaño y el presupuesto de su empresa. No elija sin una prueba gratuita.
Duración: 1 semana
Responsables: Equipo de informática; la decisión la toma la dirección
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Prepare y migre los datos
Exporte los datos de Excel y de los sistemas antiguos, elimine duplicados e impórtelos al CRM. Revise todo antes del cambio completo.
Duración: Según sus requisitos
Responsables: Informática y ventas
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Configure el CRM a su medida
Añada sus propios campos, etapas de venta, acciones automáticas y plantillas de correo. Que el CRM se adapte a su forma de trabajar.
Duración: Según sus requisitos
Responsables: Equipo de informática
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Forme al equipo
Organice un taller de dos o tres horas para todo el equipo: demostración, práctica y preguntas. El soporte está disponible durante toda la primera semana.
Duración: De 1 a 2 días
Responsables: Recursos humanos y el proveedor del CRM
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Prueba piloto con un equipo pequeño
De tres a cinco usuarios trabajan en el sistema durante una o dos semanas. Recoja sus opiniones y corrija los problemas antes de incorporar a todos.
Duración: De 1 a 2 semanas
Responsables: Equipo piloto
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Incorpore a todos y ajuste
Todos los usuarios trabajan en el sistema. Observe cómo lo usan, recoja opiniones y mejore los procesos. El segundo y el tercer mes son para el ajuste fino.
Duración: Continuo
Responsables: Todos, con soporte de informática
Los cuatro errores más comunes al implantar un CRM
Sin objetivos claros
La implantación empieza sin que nadie sepa exactamente qué se quiere conseguir.
Solución: Fije objetivos medibles antes de empezar, por ejemplo: «Cerrar un 20 % más de ventas en seis meses».
Configuración demasiado compleja
El CRM se complica desde el primer día: 50 campos adicionales, 10 embudos de venta.
Solución: Empiece con algo sencillo, una configuración básica, y añada funciones a medida que el equipo domine el sistema.
Poca formación
Se espera que el equipo aprenda el CRM por su cuenta, sin formación.
Solución: La formación es obligatoria: de dos a tres horas al principio y después soporte durante la primera semana.
Datos de mala calidad
Se migran al CRM datos sin depurar: duplicados e información desactualizada.
Solución: Depure los datos antes de migrarlos: revíselos y elimine duplicados.
Lista de control
Compruebe que lo ha hecho todo:
- Los objetivos de la implantación están bien definidos
- El CRM está elegido y probado
- Los datos están preparados y depurados
- Los datos están migrados al CRM
- El CRM está configurado (campos, etapas de venta, acciones automáticas)
- El equipo está formado (taller de dos a tres horas)
- Un grupo piloto ha trabajado en el sistema una o dos semanas
- Se han recogido opiniones y resuelto los problemas
- Todos los usuarios trabajan en el sistema
- El soporte y los ajustes continúan
Preguntas frecuentes
¿Cuánto dura la implantación de un CRM?
Depende de los requisitos de su empresa. La implantación de GCors CRM lleva al menos 30 días.
¿Quién debe participar en la implantación?
El equipo de informática, el responsable de ventas y alguien de cada equipo (ventas, marketing, soporte). Además, un grupo piloto de tres a cinco personas.
¿Cuánto cuesta la implantación?
La formación es gratuita. El coste de la implantación depende del alcance del proyecto. Escríbanos y le enviaremos un presupuesto a la medida de sus necesidades.
¿Y si el equipo no acepta el CRM?
La clave está en la formación y en mostrar los beneficios. Haga partícipe al equipo de las decisiones, deje que los primeros en adoptarlo ayuden a los demás y ofrezca soporte continuo.
¿Listo para implantar un CRM?
El equipo de GCors le ayuda con la implantación, y la formación es gratuita.